OPENS- järjestelmä apuna Gaalan suunnittelussa

27/02/2021

SPOT Awards Gaalan suunnittelussa hyödynnettiin Opens -alustaa, joka on tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen kehitetty ainutlaatuinen kotimainen pilvipalvelu tapahtumien järjestäjille, tapahtumapaikoille ja tapahtumapalvelujen tuottajille.

Vesa Walden, mistä idea Opensiin syntyi? 

”Minulla on lähes 30 vuoden tapahtuma-alan tausta, tulin alalla aikoinaan Neste-rallin kautta ja olen tehnyt vuosia tuottajan töitä erilaisissa ja kokoisissa tapahtumissa. Vuonna 2004 aloitin lisäksi tapahtumatuotannon koulutustyöt useissa organisaatioissa. Koulutustyötä teen vielä nykyisinkin. Perustin lisäksi Soulmiehet -yhtyeen, jonka kanssa keikkailemme edelleen. Olen siis nähnyt tapahtumia monesta eri kulmasta, ja ajatus tämän kaltaisesta alustasta on pyörinyt mielessä jo vuosia. Ensimmäisen version Opensista kirjoitin jo vuonna 2009, mutta silloin ei vielä digitaaliseen alustaan saanut rahoitusta, joten palasin takaisin tuottajan tehtäviin. Ajatus Opensista jalostui vuosien aikana, ja vuonna 2016 sain kehittämisavustuksen, jolla kehittämistyöt vihdoin päästiin aloittamaan”

Asiakkaat otettiin heti alusta asti mukaan kehitystyöhön. Tapahtumia on tehty ennen paljon fiilispohjalta, mutta kun ala ammattimaistuu ja vaatimustaso kasvaa jo ihan säädösten ja määräysten puolesta, tulee tarve saada alusta johon tietoa voi kasata. “Tarve oli selvästi olemassa, ja tällä hetkellä alustassa on tapahtumia jo yli 400 kappaletta”, Vesa kertoo.

“Tuotekehitys on tehty kotimaassa ja tavoitteena on viedä tuote kansainvälisille markkinoille. Ensimmäiset avaukset ulkomaille on tehty ja ohjelmisto on koekäytössä mm. Dubaissa”, Vesa iloitsee.

“Eniten asiakkailta tulee ihmettelyä siitä, että miten tälläistä järjestelmää ei ole ennen ollut.”

Uudenlainen ajattelutapa

Opens alusta toimii parhaiten jatkuviin tapahtumiin ja tapahtumakokonaisuuksiin, ja järjestelmän avulla voi myös luoda omia konsepteja. Projektin tiedot voi olla tallennettu valmiiksi esiasetuksiksi omaan konseptiin, jolloin lähtötiedot ovat aina samat uudessa tapahtumassa. Tämä nopeuttaa suunnittelua ja omassa toiminnassa kehitystyö voidaan kanavoida konseptin parantamiseen. Tällä on vaikutuksia esimerkiksi kustannuksiin, käytettävään aikaan ja tapahtuman laatuun.

Opensissa on tiedon tallennuspolut vakioitu , joten käyttäjä tietää heti mistä oleelliset tiedot löytyy. Vaikka jokainen tapahtuma on erilainen, perustietorakenne on aina sama. Jos yritykseen tulee vaikka henkilöstömuutoksia, tieto ei enää ole yksittäisen ihmisen takana, vaan valittujen tiimin jäsenten käytettävissä.

“Usein tuottajalla on iso vastuu pitää kaikki asianomaiset ja alihankkijat ajantasalla tapahtuman yksityiskohdista. Opensin avulla tapahtuman yksityiskohtaiset tiedot löytyvät nopeasti ja niiden avulla vastuullinen järjestäjä voi esimerkiksi osoittaa omassa toiminnassaan kuluttajaturvallisuuslain mukaisen huolellisuusvelvoitteen toteutumisen.”Tieto löytyy helposti ja on aina ajantasalla”, Vesa kertoo.

Alustaa voi käyttää apuna ihan kaiken kokoisiin tapahtumiin. ”Myös pienet tapahtumat on tärkeitä, ja niissäkin on oltava turvallisuussuunnitelmat ja muut asiat kunnossa, jotta lopputuloksesta tulee onnistunut”

 

“Awardsin osalta olen iloinen, että saamme tallennettua koko tapahtuman dokumentit palautteita myöten talteen Opensiin. Kun vajaan vuoden kuluttua aloitamme suunnittelemaan seuraavaa Awardsia, helpottaa todella paljon kun tieto on tallessa ja voi palata niiden kautta mm. tapahtuman kehityskohteisiin”, kertoo SPOT:n operatiivinen johtaja Laura Sandström

Opens -alustaa käyttää mm. Ilosaarirock ja Kuninkuusravit, ja myös Rivents hyödyntää sitä Lentopallon tapahtumissa.

Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä Vesaan:

sales@opens.fi
0400 645 435

Top
X